L'automazione dei processi aziendali (in inglese Business Process Automation) è l'uso di sistemi software per svolgere in autonomia attività ripetitive che normalmente richiederebbero l'intervento di una persona: trasferire dati tra applicazioni, inviare comunicazioni, generare documenti, aggiornare archivi. Il sistema reagisce a un evento — un'email in arrivo, un ordine, una scadenza — ed esegue una sequenza di azioni predefinite, senza errori e senza pause.

L'automazione esegue regole precise definite in anticipo: "quando succede A, fai B". L'intelligenza artificiale entra in gioco quando serve interpretare qualcosa di non strutturato: capire il contenuto di un'email, riassumere un documento, classificare una richiesta. Le due tecnologie danno il meglio insieme: l'AI comprende, l'automazione agisce.

In generale, ogni attività ripetitiva che segue una logica riconoscibile è un buon candidato: inserimento e sincronizzazione di dati, gestione dei lead, smistamento delle email, emissione di documenti e fatture, reportistica periodica, notifiche interne, onboarding di clienti e collaboratori, pubblicazione di contenuti. Se il tuo team ripete la stessa sequenza di clic più volte a settimana, probabilmente si può automatizzare.

Dipende dalla complessità del processo e dai sistemi da collegare. In generale i costi si dividono in due voci: lo sviluppo iniziale dell'automazione e il costo ricorrente della piattaforma su cui gira. Attenzione a quest'ultimo: molti servizi cloud applicano tariffe a consumo, per cui il prezzo cresce con il numero di esecuzioni. Le soluzioni con canone fisso rendono la spesa prevedibile anche quando i volumi aumentano.